Komunikasi Bisnis - Proses Komunikasi

Proses Komunikasi

Menurut Courtland  L. Bovee dan John V.Thill ada lima tahapan dalam proses komunikasi, antara lain:

1.        Tahap Pertama : Pengirim Mempunyai Suatu Ide

        Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita. Dunia ini penuh dengan berbagai macam informasi baik yang dapat di lihat, didengar, dicium maupun hal-hal yang dapat diraba. Ide-ide yang ada dalam benak pikiran kita, kemudian disaring dan disusun kedalam suatu map mental yang ada dalam jaringan otak kita yang menggambarkan persepsi kita terhadap kenyataan. Sebagaimana Anda memandang dunia, pikiran Anda akan menyerap pengalaman-penglaman Anda dengan suatu cara yang unik dan personal (pribadi).

2.        Tahap Kedua : Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan

Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide-ide dapat diterima, maupun dimengerti dengan sempurna. Ide yang ada dalam benak pikiran Anda, kemudian diubah kedalam bentuk kata-kata, yang selanjutnya dipindahkan kepada orang lain.

   Dalam penyampaian suatu pesan, perlu diperhatikan beberapa hal, antara lain: subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audience, gaya personal, dan latar belakang budaya. Sebagai suatu contoh yang sederhana, pada umumnya orang timur memiliki kecenderungan untuk menyampaikan suatu pesan dengan menggunakan bahasa tak langsung ataupun bahasa penghalus. Untuk menyatakan sikap menolak saja, seseorang terlebih dahulu harus menggunakan kalimat-kalimat pembuka yang bersifat netral dan selanjutnya baru pernyataan sikap menolak itu disampaikan.

3.        Tahap Ketiga : Pemindahan Pesan

Setelah pengubahan ide-ide kedalam suatu pesan, maka tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. Didalam menyampaikan suatu pesan, adakalanya saluran komunikasi yang digunakan relatif pendek, namun ada juga yang melalui saluran komunikasi yang cukup panjang. Panjang-pendeknya saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian pesan. Untuk menyampaikan pesan-pesan yang panjang dan kompleks secara lisan dengan menggunakan saluran komunikasi yang panjang, maka pesan-pesan yang Anda sampaikan bisa jadi berkurang atau bahkan bertentangan dengan pesan aslinya. Oleh karena itu, perlu diperhatikan mengenai jenis atau sifat pesan yang akan disampaikan.

4.        Tahap Keempat: Penerima Menerima Suatu Pesan

Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima suatu pesan. Jika seseorang mengirim sepucuk surat, maka penerima surat harus membacanya terlebih dahulu sebelum dia dapat memahami isi surat tersebut.

 Jika seseorang menyampaikan pidato dihadapan umum, para pendengar sebagai audience harus dapat mendengar apa yang dia katakan, dan mereka juga harus memusatkan perhatian terhadap pesan-pesan yang ia sampaikan. Jadi, suatu pesan yang disampaikan harus dapat dimengerti dan tersimpan didalam pikiran si penerima pesan. Lagi pula, suatu pesan akan dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan dapat memahami sesuatu sebagaimana yang dimaksud oleh pemberi pesan dengan cara yang dikehendaki.

5.        Tahap Kelima : Penerima Memberi Tanggapan dan Umpanbalik ke Pengirim

Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Ia merupakan tanggapan penerima pesan yang memberikan kesempatan bagi pengirim untuk menilai efektifitas suatu pesan.

 Setelah menerima pesan, penerima akan memberi tanggapan dengan suatu cara tertentu dan memberi sinyal terhadap pengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh penerima pesan dapat saja berbentuk suatu senyuman, memberi komentar sekilas (singkat), anggukan sebagai pembenaran, atau memberi pesan secara tertulis.

Umpan balik memegang peranan penting dalam proses komunikasi, karena ia memberi kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektifitas suatu pesan. Disamping itu, adanya umpan balik akan dapat menunjukkan  adanya faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata, dan perbedaan reaksi secara emosional.